Werkruimte thuis: wat kan ik als DGA onbelast krijgen?

Mijn BV gaat per 1 januari 2014 over op de werkkostenregeling. Ik heb een externe loondeskundige ingehuurd, die heeft de gevolgen van de werkkostenregeling voor de BV én de medewerkers bekeken, en zijn conclusie is dat wij met de WKR voordeliger af zijn. Een open vraag is nog welke gevolgen de WKR heeft voor mijn werkruimte thuis. Welke belastingvrije vergoedingen en verstrekkingen zijn mogelijk voor mijn werkruimte thuis en de inrichting daarvan?

Antwoord
Voor de beantwoording van uw vraag is het nuttig om een onderscheid te maken tussen arbovoorzieningen en niet-arbovoorzieningen. Bij arbovoorzieningen gaat het om maatregelen en faciliteiten die voortvloeien uit de arbeidsomstandighedenwet. Denk aan een ergonomisch verantwoorde – in hoogte verstelbare – stoel met bureau, of een cursus stoppen met roken, mits zo’n cursus deel uitmaakt van het arboplan van de werkgever. Bij niet-arbovoorzieningen kunt u denken aan een vaste computer, een vaste telefoon, een laptop, i-pad, mobiele telefoon, internet, apparatuur, instrumenten, kleine consumpties, en de GEB-nota.
De wettelijke regeling maakt onderscheid tussen het ter beschikking stellen (de werkgever blijft eigenaar), het verstrekken (de werknemer wordt eigenaar) of het vergoeden van de door de werknemer gemaakte kosten. Tenslotte is bij de niet-arbovoorzieningen de zelfstandigheid van de werkruimte thuis van belang.

Als de werkgever – uw BV – arbovoorzieningen aan u ter beschikking stelt, kan dat belastingvrij. Voorwaarde is wel dat uw werkruimte thuis aan het arbobesluit voldoet. De werkruimte moet zodanig zijn ingericht dat u als werknemer zittend en op een ergonomisch verantwoorde manier uw werk kunt doen. Dat vergt een doelmatige zitgelegenheid met een werkblad of werktafel, met kunstverlichting.
Als uw BV de arbovoorzieningen aan u verstrekt of vergoedt, is sprake van belast loon. Desgewenst kan de BV de verstrekking of vergoeding onderbrengen in de vrije ruimte van de werkkostenregeling. Voor u is dat belastingvrij, voor uw werkgever heeft dat geen averechtse fiscale gevolgen zolang de maximale omvang van de vrije ruimte niet wordt overschreden. Is dat wel het geval, dan kost dat de werkgever 80% eindheffing over dat surplus.

Bij arbovoorzieningen speelt de zelfstandigheid van de werkruimte geen rol.
Dat is anders bij niet-arbovoorzieningen. Bij niet-arbovoorzieningen moet eerst worden vastgesteld of er sprake is van een werkplek in de zin van de wet. Dat is het geval als aan drie cumulatieve voorwaarden wordt voldaan:

-de werkruimte is een zelfstandig gedeelte van de woning; de ruimte heeft bijvoorbeeld een eigen opgang en eigen sanitair, én
-de werkgever heeft met de werknemer een reële, zakelijke huurovereenkomst gesloten waardoor de werkgever exclusief over die ruimte beschikt, én
-de werknemer werkt in die ruimte.

Is voldaan aan deze drie voorwaarden, dan kan de BV u de niet-arbovoorzieningen belastingvrij ter beschikking stellen, mits (i) dat in redelijkheid gebeurt, (ii) u de voorzieningen geheel of gedeeltelijk op de werkplek gebruikt, en (iii) voldaan is aan de voorwaarden voor een onbelaste terbeschikkingstelling. Dat laatste omvat een reeks aan voorwaarden voor verschillende verstrekkingen. Zo geldt voor een mobiele telefoon de voorwaarde van een aantoonbaar zakelijk gebruik van 10% of meer, en voor een laptop of i-pad van 90% of meer zakelijk gebruik.
Als de werkgever de niet-arbovoorzieningen verstrekt of vergoedt, is dat belast loon. De BV kan dat – net als bij de arbovoorzieningen - onderbrengen in de vrije ruimte.
Voor een vergoeding van de energiekosten van de werkruimte geldt een specifieke regeling. Als de BV die kosten vergoedt is dat een vergoeding voor intermediaire kosten, een onbelaste terugbetaling van door de werknemer voorgeschoten kosten.

Is sprake van een niet zelfstandige werkruimte – zoals een werkruimte zonder eigen opgang – dan leidt het ter beschikking stellen, verstrekken of vergoeden van niet-arbovoorzieningen tot belast loon. De werkgever kan dat wel weer in de vrije ruimte onderbrengen.

Bron & copyright: www.belastingbelangen.nl